Paragraaf Bedrijfsvoering

Inleiding

In deze periode is de bedrijfsvoering geënt op het beleidsakkoord 'Samen verder werken aan ons Best' en overige kaderstellende notities zoals de Dienstverleningsvisie en I&A visie.

In deze paragraaf beperken we ons tot de inrichting van de bedrijfsvoering. Inspanningen voor de verbetering van onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven zijn beschreven in het Programma Algemeen Bestuur.

Organisatieverbetertraject

In 2020 is expliciet en diepgaand aandacht besteed aan de gemeentelijke organisatie. Dit heeft geleid tot een verbeterplan. Dit plan bevat  uitgewerkte voorstellen over de organisatiestructuur (leidinggevende functies, verschuiven van taken) en over het verbeteren van de dienstverlening. Er is besloten om het cultuurprogramma 'Samen op reis' voort te zetten, maar een switch te maken van denken naar doen.
In 2021 worden besluiten uit het verbeterplan geïmplementeerd, die in 2020 niet afgerond kunnen worden. Daarnaast is er een aantal verschillende knelpunten en aspecten die in 2021 nog worden onderzocht, en van een actie of oplossing worden voorzien. Tot slot wordt een groot deel van de besluiten gewoon uitgevoerd, zoals het praktisch verder verbeteren van de dienstverlening, op verschillende manieren.

Personeel en Organisatie

In 2021 start de uitvoering van het Strategisch HRM-plan 2021-2023. Dit is de opvolger van het HRM strategieplan 2017-2020. In het plan geven we antwoord op de volgende vragen: waar staan we voor als gemeente Best en wat betekent dat voor onze interne organisatie? Wat gebeurt er in de wereld om ons heen waarmee we rekening moeten of willen houden? En hoe staan we er voor als medewerkers van de gemeente? Zijn we er klaar voor? Wat moet er gebeuren om te zorgen dat we onze plannen op een prettige en goede manier kunnen uitvoeren?

Het Strategisch HRM-plan dat aan de hand van bovenstaande vragen wordt uitgewerkt bestaat uit een aantal thema’s voor de komende tijd. We gaan uit van drie jaar, wetende dat er altijd omstandigheden zullen zijn waardoor het plan moet worden bijgesteld. Per thema bepalen we wat we gaan doen. Denk hierbij aan het maken of vernieuwen van HR-beleid of -instrumenten, leiderschapsontwikkeling dan wel organisatiecultuur gerichte acties.  

We verwachten dat de volgende thema’s in ieder geval op de HR-agenda komen:

• vitaliteit
• de juiste mens op de juiste plaats
• leiderschapsontwikkeling

Vitaliteit
We willen dat onze medewerkers, ongeacht de fase van hun loopbaan, de energie hebben om hun werk goed uit te voeren. Op verschillende plekken en in verschillende omstandigheden. En dat in goede gezondheid, fysiek, mentaal en sociaal. De Corona-crisis laat zien hoe veerkrachtig we kunnen zijn. De positieve effecten willen we zien vast te houden en structureel inbedden in ons dagelijkse werk.

Op basis van het akkoord over de CAO Gemeenten 2019-2020 worden landelijk criteria en instrumenten voor vitaliteitsbeleid ontwikkeld. Aan de hand hiervan gaan we verder met de invulling van ons eigen vitaliteitsbeleid.

Juiste mens op juiste plaats
We gaan nadrukkelijker sturen op de samenstelling van ons personeelsbestand. In eerste instantie doen we dat om te zorgen dat we onze gemeentelijke taken zo goed mogelijk kunnen doen. Denk daar bij aan afwegingen als zelf doen of uitbesteden, specialisten in dienst nemen of inhuren, starters zelf opleiden of bij werving vasthouden aan het ideale ervaringsniveau.

Wat minstens zo belangrijk is, is dat we zorgen dat we goed blijven in ons werk. Dit gaat over het bieden van opleidingsmogelijkheden en kansen om ander werk te gaan doen. Ook afscheid nemen kan een optie zijn als de match tussen medewerker en de organisatie er niet meer is. Daarbij streven we naar een voor beide partijen acceptabele oplossing.

Ook de opbouw van ons personeelsbestand heeft onze aandacht. Een diversiteit aan leeftijdsgeneraties en doelgroepen draagt, naar onze overtuiging, bij aan een inspirerende werkomgeving en daarmee aan de kwaliteit van ons werk.

Externe factoren waarmee we te maken hebben is de krapte op de arbeidsmarkt, voor sommige functies, en diverse wet- en regelgeving rondom de inzet van flexibele arbeid en specifieke doelgroepen. Dit maakt dat we ook moeten blijven investeren in onze aantrekkelijkheid als werkgever via profilering en een goed pakket aan arbeidsvoorwaarden.

Leiderschapsontwikkeling
Dit thema gaat over continu de balans zoeken tussen zelf de regie (kunnen) nemen over wat en hoe je dingen doet en de mate waarin je daarin wordt (aan)gestuurd door een ander. Dit geldt voor iedereen, privé én in het werk. We investeren in bewustwording en stimulering van persoonlijk leiderschap bij al onze medewerkers. Dit draagt direct bij aan vitaal en goed je werk kunnen doen. Hier is een wisselwerking met de manier waarop onze organisatie wordt gemanaged en de stijl van leidinggeven. Ook deze vorm van leiderschapsontwikkeling staat dan ook op de HRM-agenda. Op dit punt zit het raakvlak met de cultuurverandering die we vanuit het programma 'Samen op reis' in gang hebben gezet. Ook dit programma krijgt een opvolging vanaf 2021.

Verplichte indicatoren

Het Rijk heeft een aantal beleidsindicatoren verplicht gesteld. Beleidsindicatoren die betrekking hebben op een inhoudelijk programma zijn in het programma opgenomen. Deze beleidsindicatoren hebben betrekking op de bedrijfsvoering en zijn opgenomen in onderstaande tabel:

 
De jaren 2018 en 2019 geven de werkelijke cijfers weer op basis van de jaarrekening uit de betreffende jaren.
Het jaar 2021 betreft een raming op basis van deze primitieve programmabegroting.

Externe inhuur wordt in de primitieve begroting niet geraamd, vandaar dat deze nihil is.

Informatisering & Automatisering

De I&A-visie 2021 is het richtinggevende kader voor de Informatievoorziening en Automatisering. Deze sluit aan bij de maatschappelijke en technologische ontwikkelingen zoals het werken als één Overheid, Common Ground of het dataplatform Waarstaatjegemeente.

Trajecten die voor 2021 op de agenda staan zijn onder andere:

• Datagedreven werken; de gemeente is de grootste bronhouder en verzamelaar van informatie over en uit de gemeente. Met de reeds opgedane ervaringen is er in 2021 steeds meer proces- en managementinformatie beschikbaar om in de behoefte te kunnen voorzien. Dit geldt vooral op het gebied van het Sociaal Domein, Burgerzaken en Geografische informatie.
• Doorontwikkeling digitale producten; de afgelopen jaren zijn er steeds meer producten en diensten beschikbaar gekomen via de gemeentelijke website. In 2021 zetten we onder meer in op het verder verbeteren van onze webformulieren en het direct verwerken van BAG-mutaties in de persoonsgegevens.
• Digitaal is de norm; de informatiesamenleving verandert snel en ook in 2021 gaan we verder met het digitaliseren van onze processen, binnen de diverse vakgebieden om hier als gemeente goed op te blijven anticiperen. Hierbij is digitaal het uitgangspunt tenzij het echt niet anders kan. De hierdoor gevormde digitale dossiers worden overgedragen aan het eDepot van RHiC.
• I&A-visie; de huidige I&A visie loopt tot en met 2021. Er wordt een nieuwe visie opgesteld voor 2022 en de jaren daarna.

Informatiebeveiliging en privacy

We blijven werken aan de borging van informatiebeveiliging en privacy binnen de organisatie. Zo blijven we voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Wet BRP, Wet Suwi, Wet Eenmalige Gegevensuitvraag en de Archiefwet.

Naast technische maatregelen en middelen, zoals dataclassificatie, autorisaties en versleuteling, besteden we continu aandacht aan bewustwording van medewerkers. Door campagnes en voorlichtingssessies maken we medewerkers bewust van risico’s en hoe deze te minimaliseren. Ook zorgen we ervoor dat processen veilig en privacybewust (security & privacy by design) zijn ingericht en verantwoordelijkheden op de juiste plek zijn belegd.

Elk jaar doorlopen we diverse audits, zo ook in 2021. De meeste audits zijn gebundeld in ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Met deze audit leggen we verantwoording af over de mate van beveiliging aan de gemeenteraad en centrale toezichthouders, zoals het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Huisvesting

Vanuit het project 'Verkenning één fysieke toegang' verkenden we met Bestwijzer in 2019 en 2020 de mogelijkheid om samen, in en vanuit één locatie, de dienstverlening aan inwoners en ondernemers te organiseren. Ons streven is om op deze fysieke locatie met relevante partners ook de dienstverlening van andere domeinen, waaronder het ruimtelijk domein, te integreren. De gemeenteraad besluit in september 2020 over het voorstel tot realisatie van de beoogde fysieke toegang.

In aanvang was de verkenning van één fysieke toegang gericht op Dorpsplein 2, het huidige gemeentehuis. Vanwege technische en functionele veroudering van het gebouw en haar installaties is het huidige gemeentehuis als enige zoeklocatie losgelaten. Daarom werkten we in 2020 een aantal scenario’s globaal uit voor huisvesting van de bedrijfsvoering en dienstverlening van de gemeentelijke organisatie en andere partners.
In september 2020 besluit de gemeenteraad over het voorstel om twee scenario’s verder uit te werken; scenario nieuwbouw op de huidige locatie en scenario nieuwbouw op een andere locatie (zoals bijvoorbeeld de locatie naast de Zeeman).

In het geval van een ‘go’  voor de realisatie van één fysieke toegang en voor de uitwerking van de twee huisvestingsscenario’s werken we deze plannen verder uit. In mei 2021 vragen wij voorts de gemeenteraad een keuze te maken voor één huisvestingsscenario waarbij we rekening houden met de realisatie van één fysieke toegang.

In 2021 investeren we in verdere verbetering van het gemeentehuis. Dit betreft onder meer aanpassingen ter verhoging van de veiligheid en het welzijn van onze medewerkers om zodoende te voldoen aan de Arbonormen (uitwerking RI&E onderzoek 2018).

Kwaliteit en Control

Financiële kwaliteitszorg
Financiële kwaliteitszorg is het totaal van maatregelen dat er toe moet leiden dat de management accounting en financial accounting zijn gewaarborgd, en waar nodig worden verbeterd om in control te zijn. Voorbeelden hiervan zijn de tussentijdse rapportage en de jaarstukken. Management accounting op het niveau van het management is beschikbaar via 'Vensters voor bedrijfsvoering'. Bij financial accounting gaat het er om dat de externe verslaglegging voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Dit onderdeel van de financiële kwaliteitszorg heeft alles te maken met het begrip rechtmatigheid, dat hierna nog apart wordt toegelicht.

Onderzoeken naar rechtmatigheid [Gemeentewet artikel 212]
Om de financiële rechtmatigheid in de organisatie beheersbaar en aantoonbaar te maken, is een intern controlesysteem van proces- en dossieronderzoeken ingericht. De onderzoeken zijn afgestemd met de accountant en vormen het vooronderzoek voor de controles door de accountant.
In de risicovolle financiële processen zijn stappen ingericht om interne beheersmaatregelen tijdens het proces uit te voeren. De beheersmaatregelen bestaan onder andere uit systeemcontroles, 'vier ogen checks' en datavergelijking. Daarbij zijn vastleggingen van de controles essentieel, zodat het rechtmatig handelen aantoonbaar en geborgd is.

Jaarlijks onderzoeken we:

• de meest risicovolle financiële processen (onder andere grondexploitaties, inkomensoverdrachten en uitkeringen, maatschappelijke ondersteuning, jeugdzorg).
• de onderzoeken naar raadsbesluiten en collegebesluiten.

Rechtmatigheidsverantwoording
Per 1 januari 2021 verandert de wet op het gebied van rechtmatigheid. Dit betekent ook iets voor onze gemeente. Op voorstel van de commissie Depla, in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten' legt het college van burgemeester en wethouders met ingang van het verslagjaar 2021 in de jaarrekening verantwoording af aan de gemeenteraad over de rechtmatigheid. Dit in
de vorm van een rechtmatigheidsverklaring. Voorheen lag deze taak bij de accountant.

Vanaf 2021 stellen wij jaarlijks een rechtmatigheidsverklaring op. Zo verantwoorden we aan de raad in hoeverre we voldoen aan de financiële rechtmatigheidseisen in wet- en regelgeving. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het college, over de financiële rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid [Gemeentewet artikel 213a]
Wij laten onderzoeken uitvoeren naar doeltreffendheid en doelmatigheid zoals aangegeven in de Gemeentewet artikel 213a. De onderzoeken zijn gericht op de doeltreffendheid en doelmatigheid van de dienstverlening in de integrale keten van de bedrijfsorganisatie. Hierdoor wordt het gehele bedrijfsproces onderzocht en geoptimaliseerd en niet slechts een deel van het bedrijfsproces, bijvoorbeeld binnen een afdeling. Dit laatste kan namelijk leiden tot ongewenste sub-optimalisaties.

De onderzoeken omvatten in 2021 de volgende processen:

• handhaven
• klachten

We richten de onderzoeken op de dienstverleningsprocessen waarbij meerdere programma's en afdelingen worden onderzocht, op die manier realiseren we een effectievere dienstverlening en een efficiëntere bedrijfsvoering.

De onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid respectievelijk rechtmatigheid vormen een samenhangend geheel, zodat een integraal controleplan ontstaat. Dat houdt ook in dat we bewust zoeken naar het combineren van onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid enerzijds en onderzoeken naar rechtmatigheid anderzijds. Beide vormen van onderzoek geven een impuls aan kwaliteitsverbeteringen.

Juridische kwaliteitszorg

De procesgang van bezwaar- en beroepschriften houden we tegen het licht. We onderzoeken in hoeverre en op welke wijze deze processen efficiënter kunnen worden ingericht. De mogelijkheden en onmogelijkheden van digitalisering van de communicatie met bezwaarmakers hebben hierbij nadrukkelijk onze aandacht.
Zoals we eerder hebben aangegeven proberen we het instrument van mediation meer in te gaan zetten. We werken doorlopend aan de juridische kwaliteit door opleidingen, trainingen en het bevorderen van informatie-uitwisseling tussen medewerkers.